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多々ある書類を片付けるコツとツボ9

公開日: : 最終更新日:2015/02/25 片付け大変

片付けがはかどる方法の管理人です
片付け、はかどっていますか??

続きます

大暴露をしでかした続きです。

で、この会議資料についても
参加者全員に渡されていますね??

先ほども述べていますが、
社内資料なので、
データで受け取れば紙はイラナイです。

少なくともあなたの所属する
全職員に伝え、会議資料は
即裏紙行きです。

もしくはシュレッダー行きです。

データとして保存しておけば、
いつでも閲覧可能ですから。

ここから片付け隊ならではの
ワザをお伝えします。

会議が行われたのは事実ですし、
何らかの決定事項があるはずです。
(そう思いたい・・・・)

ならば、データを受け取り、
参加者に確認の上、各項目の次に、

決定事項を赤文字で入力し、
誰が見ても判断できるようにするのです。

あの時こう言ったけど内容が違う、
どう決まったかを忘れた、
とほざく輩を排除できます。

さらに、時系列に保存すべく
会議の日時をデータ内、
もしくはファイル名に追記します。

この項目極めて極めてキモです、
よ~く何度も読み直して下さいね。

今迄貴方が費やしていた
無駄なエネルギー
相当節約できるかもです、
煩わしさも減ると思います。

こうする事で貴方は揺るぎない
確証を手に入れたも同然となります。

追加で補足すれば

資料を制作するに要した日数・時間も
どこかに追記すれば良いのです、
貴方だけが判るようにね♪

文書のプロパティーに
埋め込むのはオススメですね♪

会議資料のプロパティーなんて
普通誰も見ません・・・
貴方だけが判れば良いのです♪

これで完璧です。

1.データで済むものはデータ保存、
紙は再利用→データは時系列で保存

2.本当に紙媒体で必要な物だけ
ファイリングする→これも時系列で保存

3.必要に応じ紙媒体しかないものは
スキャナーで取り込みPDF化する

以上3つの事を進めていけば
あなたのオフィスの書類は

雪崩が起きるかの如く
片付けがはかどる事でしょう。

続編は後日改めて記します。

ご意見・ご要望大歓迎です。

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